「できた」を「使える」へ。Power Platform研修で講師の私が大切にしていること

こんにちは。florbitalの嶋田です。

業務ツールの研修を検討するとき、「初めて使う社員でも参加できるのか」「研修後に実際の業務で活用できるのか」といった点が気になる方もいるのではないでしょうか。

私は、研修で扱った手順を覚えるだけでなく、その後に自分の業務を見直し、アプリ化や自動化の可能性を考えられることが大切だと考えています。

今回は、私が講師を担当したPower Apps初級研修とPower Automate初級研修を例に、研修内容と講師として意識していることをご紹介します。

Power Apps・Power Automate初級研修を実施しました

今回ご紹介するPower Apps初級研修とPower Automate初級研修は、いずれも初めてツールを使う方を対象に、対面形式で実施しました。それぞれ別日に開催し、1日6時間の研修です。

Power Appsでは、備品持出管理を題材に、業務の整理からデータの登録・一覧表示・修正・削除、アプリの発行・共有までを学びました。 Power Automateでは、メール送信や休暇申請の承認など、身近な業務を題材に複数のクラウドフローを作成しました。

ここからは、学んだ内容を自分の業務へ応用してもらうために、講師として意識したことをご紹介します。

研修は、研修資料・カリキュラムに沿って、基本的な操作や考え方を一つずつ学ぶ構成です。

初めてPower AppsやPower Automateに触れる段階では、画面の見方や用語、基本操作を順番に理解する必要があります。そのため、研修の前半は、講師の説明と教材を確認しながら実際に手を動かし、操作に慣れてもらうことから始めます。

研修資料・カリキュラムに沿って学習を進める中で、それまでに学んだ内容から考えられる場面では、受講者自身で設定箇所を探したり、必要な処理を考えたりしてもらうこともあります。

ただし、受講者に任せきりにするわけではありません。演習の区切りごとに進み具合を確認し、つまずいている場合にはヒントを出したり、必要な箇所まで戻って説明したりします。受講者同士で確認し、理解した内容を共有しながら進める場面もあります。

研修資料に沿って操作を学びながら、それまでに学んだ内容をもとに自分で考えて試してもらうことで、教材の手順を覚えるだけではなく、学んだ内容を自分で使える知識に変えてもらうことを意識しています。

Power Apps研修では、アプリを作成する前に、題材となる業務の流れを整理するところから始めています。

Power Appsを使えるようになることと、業務に必要なアプリを考えられることは同じではありません。画面を作り始める前に業務を整理するのは、「何を作るか」をツールではなく業務から考える習慣を身につけてもらうためです。

誰が何を入力するのか、どのようなデータが必要なのか、入力された情報を誰が確認するのか。こうした業務の流れを整理してから、必要な画面や機能へ落とし込んでいきます。

研修で学ぶデータの登録・一覧表示・修正・削除は、備品管理に限らず、さまざまな管理業務で使われる基本的なデータ操作です。

そのため、画面上の操作だけでなく、各機能が実際の業務とどのようにつながっているのかも意識して説明しています。

Power Automateでは、実現したい処理をトリガーやアクションなどに置き換えながら、フローの流れを整理していきます。

何をきっかけにフローを開始し、どこから情報を取得して、その情報を使って何を実行するのか。このように、実現したいことを順番に整理しながらクラウドフローを組み立てます。

研修で作成したフローごとに操作手順を覚えるのではなく、共通する処理の考え方を理解することで、題材が変わっても「何から整理すればよいか」を考えやすくなります。

また、自動化したい操作だけを見るのではなく、「何をきっかけに、どんな情報を使い、何を実行するのか」と分解できれば、研修とは違う業務にも考え方を応用できます。

研修が進むにつれて、受講者の操作にも少しずつ変化が見られました。

Power Appsでは、教材や講師の説明を確認しながら操作していた段階から、自分で設定箇所を探したり、受講者同士で確認したりしながら進める場面が増えていきました。

Power Automateでも、後半の実践演習になると、実現したい処理の流れを考え、これまでに学んだトリガーやアクションから必要なものを選びながら、フローを組み立てる様子が見られました。

初級研修だけで、どのようなアプリやフローでも一人で作れるようになるわけではありません。それでも、講師の説明に沿って操作するだけではなく、学んだ内容をもとに次の処理を自分で考える場面が増えていったことは、講師として確認できた変化でした。

研修で作成したアプリやフローを完成させることは、ゴールの一つです。

その先で目指しているのは、受講者が自分の業務に戻ったときに、次のような視点を持ち、業務改善に取り組み始められることです。

今回ご紹介したPower Apps・Power Automate初級研修の詳細は、Power Platform研修サービスのご案内をご覧ください。

florbitalでは、このほかにもPower Platformを中心とした各種研修をご用意しています。

ツールの操作を知るだけでなく、実際の業務でどのように活用するのか。その最初の一歩につながる研修をお探しの方は、お気軽にご相談ください。